Spendenbescheinigung im Verein: Muster, Pflichtangaben, Fristen

Was in eine Zuwendungsbestätigung gehört, welche Fristen gelten und welche Fehler dazu führen, dass das Finanzamt sie nicht anerkennt.

Stand: Oktober 2026 · Kein Ersatz für Steuerberatung

Wer darf eine Spendenbescheinigung ausstellen?

Zuwendungsbestätigungen – so heißt die Spendenbescheinigung offiziell – dürfen nur steuerbegünstigte Körperschaften ausstellen (§ 5 Abs. 1 Nr. 9 KStG). Für einen Verein heißt das: Er muss vom Finanzamt als gemeinnützig anerkannt sein. Nachweis ist einer dieser Bescheide:

• Freistellungsbescheid bzw. die Anlage zum Körperschaftsteuerbescheid – der Normalfall für bestehende Vereine.
• Feststellungsbescheid nach § 60a AO – für neu gegründete Vereine, die noch nicht veranlagt wurden. Er bestätigt, dass die Satzung die Voraussetzungen der Gemeinnützigkeit erfüllt.

Ohne einen dieser Bescheide darf der Verein keine Spendenbescheinigungen ausstellen, auch nicht „vorläufig“.

Das amtliche Muster ist Pflicht

Für Spendenbescheinigungen gibt es amtlich vorgeschriebene Muster, die das Bundesfinanzministerium veröffentlicht (für Vereine z. B. „Bestätigung über Geldzuwendungen/Mitgliedsbeitrag“, Formular 034122). Die Muster stehen beim Bundesfinanzministerium und bei den Landesfinanzverwaltungen zum Download bereit, etwa beim Bayerischen Landesamt für Steuern.

• Wortlaut und Reihenfolge der Textpassagen sind beizubehalten. Eigene Formulierungen sind nicht zulässig.
• Passagen, die nicht zutreffen, dürfen entfallen – etwa die Variante für den § 60a-Bescheid, wenn der Verein einen Freistellungsbescheid hat.
• Danksagungen oder Werbung gehören nicht auf die Bestätigung selbst.

Pflichtangaben einer Spendenbescheinigung

Für eine Geldspende an einen gemeinnützigen Verein muss die Bestätigung enthalten:

• Name und Anschrift des Vereins (Aussteller)
• Name und Anschrift des Spenders
• Betrag in Ziffern und in Buchstaben
• Tag der Zuwendung
• Angabe, ob es sich um den Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen handelt (Aufwandsspende)
• den steuerbegünstigten Zweck, für den gespendet wurde
• Finanzamt, Steuernummer und Datum des Freistellungsbescheids – mit dem Veranlagungszeitraum – bzw. Datum der Feststellung nach § 60a AO
• die Bestätigung, dass die Zuwendung nur für diesen Zweck verwendet wird
• bei Vereinen, deren Mitgliedsbeiträge nicht abziehbar sind (z. B. Sportvereine): die Bestätigung, dass es sich nicht um einen Mitgliedsbeitrag handelt
• Ort, Datum und Unterschrift
• die Hinweise zur Haftung (§ 10b Abs. 4 EStG) und zur Gültigkeit des Bescheids (§ 63 Abs. 5 AO)

Fristen: Wie alt darf der Bescheid sein?

Gezählt wird ab dem Datum des Bescheids (§ 63 Abs. 5 AO). Ist er älter, erkennt das Finanzamt die Spendenbescheinigung beim Spender nicht an. Rechtzeitig vorher sollte der Verein beim Finanzamt die Steuererklärung abgeben, damit ein neuer Bescheid kommt.

Vereinfachter Nachweis bis 300 €

Für Spenden bis 300 € braucht der Spender keine förmliche Zuwendungsbestätigung (§ 50 EStDV). Es reicht der Kontoauszug oder die Buchungsbestätigung der Bank – zusammen mit einem vom Verein hergestellten Beleg, auf dem stehen:

• der steuerbegünstigte Zweck,
• die Angaben zur Freistellung des Vereins (Finanzamt, Datum des Bescheids),
• ob es sich um eine Spende oder einen Mitgliedsbeitrag handelt.

Viele Vereine drucken diesen Beleg auf den Überweisungsträger oder stellen ihn als PDF auf ihre Website. Eine richtige Spendenbescheinigung ist trotzdem jederzeit möglich – viele Spender wünschen sie.

Geldspende, Sachspende, Aufwandsspende, Sammelbestätigung

Geldspende

Der Normalfall: Der Spender zahlt Geld, der Verein bestätigt den Betrag. Dafür gilt das oben beschriebene Muster.

Sachspende

Für Sachspenden – etwa Trikots, Bälle oder ein Vereinsbus – gibt es ein eigenes Muster. Der Verein muss den Gegenstand genau bezeichnen, seinen Wert angeben und festhalten, wie dieser Wert ermittelt wurde (z. B. Rechnung, Gutachten).

Aufwandsspende

Ein Mitglied verzichtet auf die Erstattung von Auslagen, die ihm der Verein schuldet – etwa Fahrtkosten. Bescheinigt werden kann das nur, wenn ein echter Erstattungsanspruch bestand, auf den verzichtet wird. In der Bestätigung wird dann „Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen: Ja“ angegeben.

Sammelbestätigung

Spendet jemand mehrmals im Jahr, kann der Verein alle Zuwendungen in einer Bestätigung zusammenfassen. Dafür gibt es ebenfalls ein eigenes Muster, mit einer Aufstellung aller Einzelbeträge.

Unterschrift, Aufbewahrung, maschinelle Erstellung

• Unterschrift: Die Bestätigung unterschreibt eine dafür zuständige Person des Vereins, meist ein Vorstandsmitglied.
• Ohne Unterschrift geht es nur bei maschinell erstellten Bestätigungen, und auch dann nur, wenn der Verein das Verfahren vorher seinem Finanzamt angezeigt hat.
• Doppel aufbewahren: Der Verein muss von jeder Bestätigung ein Doppel aufbewahren (§ 50 EStDV). Eine elektronische Ablage ist zulässig. Bei der Kassenprüfung schauen die Prüfer genau darauf.

Häufige Fehler

1. Bescheid abgelaufen – die 5-Jahres- bzw. 3-Jahres-Frist ist überschritten.
2. Muster umformuliert – eigene Sätze statt amtlichem Wortlaut, oder Teile in anderer Reihenfolge.
3. Veranlagungszeitraum fehlt – im Satz zur Steuerbefreiung muss stehen, für welchen Zeitraum der Bescheid gilt.
4. Betrag nur in Ziffern – auch die Angabe in Buchstaben ist Pflicht.
5. Sponsoring als Spende bestätigt – bei einer Gegenleistung gibt es eine Rechnung.
6. Mitgliedsbeitrag als Spende bestätigt – bei Sportvereinen sind Beiträge nicht abziehbar.

Spendenbescheinigung mit Kadyo erstellen

Kadyo ist eine Vereins-App für Kasse, Sponsoren und Belege. Sie erstellt die Bestätigung über Geldzuwendungen im Wortlaut des amtlichen Musters – so sieht das Ergebnis aus (Beispielverein):

Beispiel mit erfundenen Daten. Der Text wird aus denselben Bausteinen erzeugt, die Kadyo für echte Quittungen verwendet.

1. Vereinsdaten einmal hinterlegen: Finanzamt, Steuernummer, Art und Datum des Bescheids, Veranlagungszeitraum und Zweck.
2. Spender auswählen und Betrag eintragen: Kadyo setzt den Betrag in Buchstaben, die fortlaufende Nummer und den passenden Mustertext ein.
3. Ausdrucken, unterschreiben, fertig: Jede Quittung bleibt gespeichert und lässt sich jederzeit erneut drucken oder stornieren.

Ist der Bescheid zu alt, lässt Kadyo das Ausstellen gar nicht erst zu. Kadyo erstellt Bestätigungen für Geldspenden; Sachspenden und Sammelbestätigungen sind derzeit nicht enthalten.

Häufige Fragen

Diese Seite fasst die allgemeinen Regeln für Zuwendungsbestätigungen gemeinnütziger Vereine in Deutschland zusammen (Stand Oktober 2026). Sie ersetzt keine Steuerberatung. Maßgeblich sind die amtlichen Muster des Bundesfinanzministeriums und die Auskunft Ihres Finanzamts.