Kassenprüfung im Verein: Checkliste und Prüfprotokoll
Was Kassenprüfer prüfen, wie die Prüfung abläuft und was ins Protokoll gehört – mit einer Vorlage zum Ausdrucken für den Prüftermin.
Stand: Oktober 2026
- Kassenprüfer kontrollieren einmal im Jahr, ob die Kasse vollständig und richtig geführt wurde: Bestände, Belege, Einnahmen, Ausgaben.
- Wer prüft, wie viele und wie oft, regelt die Satzung. Üblich sind zwei Prüfer, die nicht im Vorstand sitzen.
- Das Ergebnis geht als Prüfbericht an die Mitgliederversammlung, die danach über die Entlastung des Vorstands abstimmt.
- Ein unterschriebenes Protokoll hält fest, was geprüft wurde – die Vorlage unten könnt ihr direkt ausdrucken.
Vorlage: Prüfprotokoll zum Ausdrucken
Ausdrucken, zum Prüftermin mitnehmen und von Hand ausfüllen. Passt die Prüfpunkte an eure Satzung und euren Verein an.
Bestände
| Anfangsbestand | Endbestand | laut Nachweis | |
|---|---|---|---|
| Barkasse | |||
| Girokonto | |||
| Weitere Konten (Sparkonto, Abteilungskonten) | |||
| Summe |
Prüfpunkte
| Prüfpunkt | in Ordnung | nicht in Ordnung | Bemerkung |
|---|---|---|---|
| Anfangsbestand stimmt mit dem Endbestand des Vorjahres überein | |||
| Kontoauszüge lückenlos vorhanden | |||
| Barkasse gezählt, Bestand stimmt mit dem Kassenbuch überein | |||
| Jede Buchung durch einen Beleg nachgewiesen (Stichprobe) | |||
| Mitgliedsbeiträge vollständig eingezogen, Rückstände bekannt | |||
| Spendenbescheinigungen fortlaufend nummeriert, Doppel vorhanden | |||
| Sponsorenverträge und zugehörige Rechnungen vorhanden | |||
| Ausgaben vom Vorstand genehmigt (Beschluss oder Unterschrift) | |||
| Übungsleiter- und Ehrenamtspauschalen mit Vereinbarung und Erklärung belegt | |||
| Mittel nach Satzung verwendet, keine Ausgaben ohne Vereinsbezug |
Beanstandungen und Hinweise
Ergebnis
Die Kasse wurde ordnungsgemäß geführt: ja mit Einschränkungen (siehe oben) nein
Wir empfehlen der Mitgliederversammlung die Entlastung des Vorstands: ja nein
Tipp zum Druck: Es wird nur das Protokoll gedruckt. Bei langen Bemerkungen ein zweites Blatt anheften und im Protokoll darauf verweisen.
Wer darf Kassenprüfer sein?
Das Vereinsrecht im BGB kennt keine Kassenprüfer. Ob es sie gibt, wie viele und für wie lange, steht in der Satzung. Fehlt eine Regel, kann die Mitgliederversammlung Prüfer wählen.
- Gewählt werden die Prüfer in der Regel von der Mitgliederversammlung – nicht vom Vorstand.
- Unabhängig sollen sie sein: nicht im Vorstand, nicht selbst für die Kasse zuständig. Sonst prüft jemand seine eigene Arbeit.
- Fachwissen ist nicht vorgeschrieben. Hilfreich sind Sorgfalt, ein Grundverständnis von Einnahmen und Ausgaben und der Mut, nachzufragen.
- Zwei Prüfer sind üblich. Sie prüfen gemeinsam und unterschreiben beide.
Ablauf der Kassenprüfung in fünf Schritten
- Termin vereinbaren: Nach Abschluss des Geschäftsjahrs und rechtzeitig vor der Mitgliederversammlung. Zwei bis drei Stunden einplanen.
- Unterlagen anfordern: Kassenbuch oder Buchhaltung, Kontoauszüge, Belegordner, Barkasse, Mitgliederliste mit Beiträgen, Spendenbescheinigungen, Verträge, Vorstandsbeschlüsse und den Kassenbericht des Kassenwarts.
- Prüfen: Bestände abgleichen, Barkasse zählen, Belege prüfen. Bei vielen Buchungen reicht eine sinnvolle Stichprobe – größere Beträge und ungewöhnliche Posten immer ansehen.
- Rückfragen klären: Offene Punkte mit dem Kassenwart besprechen. Was sich klären lässt, wird nachgereicht; was offen bleibt, kommt ins Protokoll.
- Berichten: Protokoll unterschreiben und das Ergebnis in der Mitgliederversammlung vortragen – mit einer Empfehlung zur Entlastung.
Checkliste: Was wird geprüft?
Kassenprüfer prüfen vor allem, ob die Kasse vollständig, rechnerisch richtig und belegt ist. Ob eine Ausgabe sinnvoll war, ist meist nicht ihre Aufgabe – es sei denn, die Satzung sieht das vor.
Bestände
- Anfangsbestand = Endbestand des Vorjahres.
- Endbestand von Kasse und Konten stimmt mit Kontoauszug und gezähltem Bargeld überein.
Einnahmen
- Mitgliedsbeiträge: Haben alle gezahlt? Sind Rückstände bekannt und wurde gemahnt?
- Spenden: Für jede ausgestellte Spendenbescheinigung gibt es einen Zahlungseingang und ein Doppel. Die Nummern sind lückenlos.
- Sponsoring: Zu jedem Vertrag gibt es eine Rechnung, und das Geld ist eingegangen.
- Veranstaltungen, Verkauf, Zuschüsse: Einnahmen sind nachvollziehbar aufgezeichnet.
Ausgaben
- Zu jeder Ausgabe gibt es einen Beleg mit Datum, Betrag und Zweck.
- Größere Ausgaben sind durch einen Vorstandsbeschluss gedeckt.
- Übungsleiter- und Ehrenamtspauschalen: Vereinbarung und Erklärung des Empfängers liegen vor, die Höchstbeträge sind eingehalten.
- Auslagenerstattungen sind mit Originalbelegen nachgewiesen.
Gemeinnützigkeit
- Das Geld wurde für die Zwecke aus der Satzung verwendet.
- Rücklagen sind begründet und dokumentiert.
Häufige Beanstandungen
- Fehlende Belege – vor allem bei Barausgaben und Auslagen.
- Private und Vereinsgeld vermischt, etwa wenn über das Privatkonto des Kassenwarts gezahlt wurde.
- Lücken bei Rechnungs- oder Quittungsnummern, ohne dass ein Storno dokumentiert ist.
- Offene Mitgliedsbeiträge, die niemand angemahnt hat.
- Spendenbescheinigungen ohne Doppel oder mit falschem Datum der Zuwendung.
- Ausgaben ohne Beschluss, obwohl die Satzung oder Geschäftsordnung einen verlangt.
- Barkasse stimmt nicht mit dem Kassenbuch überein.
Eine Beanstandung heißt nicht automatisch, dass etwas Unrechtes passiert ist. Wichtig ist, dass sie im Protokoll steht und geklärt wird.
Prüfbericht und Entlastung
In der Mitgliederversammlung tragen die Kassenprüfer ihr Ergebnis vor: was geprüft wurde, ob es Beanstandungen gab und ob sie die Entlastung empfehlen. Danach stimmen die Mitglieder über die Entlastung des Vorstands ab.
Den Kassenbericht, der die Zahlen des Jahres zusammenfasst, erstellt der Kassenwart. Die Prüfer bestätigen, dass er mit den Unterlagen übereinstimmt.
Was Kadyo bei der Kassenprüfung abdeckt – und was nicht
Kadyo ist eine Vereins-App für Beiträge, Strafenkasse, Rechnungen, Spendenquittungen und Sponsoren. Bei der Kassenprüfung hilft sie an mehreren Stellen:
- Beiträge: Für jedes Mitglied steht, was offen und was bezahlt ist – mit Bezahlt-Datum. Rückstände sind auf einen Blick sichtbar.
- Rechnungen, Angebote und Spendenquittungen bekommen fortlaufende, eindeutige Nummern. Fehlende Nummern fallen sofort auf, Stornos sind als Stornorechnung dokumentiert statt gelöscht.
- Sponsoren sind mit Vertragslaufzeit hinterlegt, die Rechnungen hängen direkt am Sponsor.
- Strafenkasse: Jede Strafe ist mit Datum und Spieler notiert.
Wie Rechnungen und Spendenquittungen in Kadyo entstehen: Anleitung mit Bildern.
Häufige Fragen
Muss ein Verein Kassenprüfer haben?
Das BGB schreibt keine Kassenprüfer vor. Ob es sie gibt, regelt die Satzung, und die meisten Satzungen sehen sie vor. Sinnvoll ist eine unabhängige Prüfung immer, weil die Mitglieder sonst kaum über die Entlastung entscheiden können.
Wie viele Kassenprüfer braucht ein Verein?
Üblich sind zwei, die gemeinsam prüfen. Zahl und Amtszeit legt die Satzung oder die Mitgliederversammlung fest. Ein Ersatzprüfer hilft, wenn jemand ausfällt.
Darf ein Vorstandsmitglied Kassenprüfer sein?
In der Regel nein – sonst würde jemand seine eigene Arbeit prüfen. Viele Satzungen schließen das ausdrücklich aus.
Wie lange müssen Kassenunterlagen aufbewahrt werden?
Nach den steuerlichen Regeln seit 2025 in der Regel acht Jahre für Buchungsbelege und zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse. Von jeder Spendenbescheinigung bewahrt der Verein ein Doppel auf. Die Fristen im Einzelfall klärt am besten der Steuerberater.
Haften Kassenprüfer?
Sie können haften, wenn sie ihre Pflichten verletzen und dem Verein dadurch ein Schaden entsteht. Für Ehrenamtliche ohne oder mit nur geringer Vergütung ist die Haftung gegenüber dem Verein in der Regel auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit begrenzt. Wer sorgfältig prüft und alles im Protokoll festhält, ist auf der sicheren Seite.
Diese Seite gibt einen allgemeinen Überblick und ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgeblich sind eure Satzung und im Zweifel die Auskunft einer Steuerberaterin oder eines Steuerberaters. Stand Oktober 2026.